Checkliste Recruiting-Prozess
Checkliste Recruiting-Prozess für kleine Teams: Stelle definieren, Anzeige schreiben, Bewerbungen sichten, strukturierte Interviews führen und fair entscheiden.
- Typischer Rhythmus pro offene Stelle
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 24 Punkte
- Variablen
{{role}}{{hiring_manager}}
Diese Checkliste ist für jede offene Stelle gedacht, von der Freigabe der Stelle bis zur Zusage einer Kandidatin oder eines Kandidaten. Sie richtet sich an kleine Unternehmen ohne eigenes Recruiting-Team, in denen die einstellende Führungskraft den Prozess neben der eigentlichen Arbeit führt.
Wer verantwortlich ist
Die einstellende Führungskraft ist für den Durchlauf verantwortlich und trifft die Entscheidung. HR oder das Office-Management übernimmt meist Stellenanzeige, Terminplanung und Kommunikation mit den Bewerbenden. Wer Interviews führt, ist für die eigene Bewertung verantwortlich. Die Namen in den Durchlauf eintragen, damit niemand warten muss, weil alle dachten, jemand anderes antworte.
Typische Fehler
- Ohne klares Stellenprofil starten. Wer die drei wichtigsten Ergebnisse für das erste Jahr nicht benennen kann, lässt jede interviewende Person etwas anderes beurteilen.
- Unstrukturierte Interviews. Freie Gespräche bevorzugen Menschen, die der interviewenden Person ähneln. Allen dieselben Kernfragen stellen und anhand schriftlicher Kriterien bewerten.
- Langsame Rückmeldungen. Gute Kandidatinnen und Kandidaten haben oft mehrere Angebote. Für jede Stufe eine Zielzeit festlegen und den Bewerbenden mitteilen.
- Erst gemeinsam diskutieren. Die ranghöchste oder lauteste Stimme prägt sonst alle anderen. Schriftliche Bewertungen vor dem Abstimmungsgespräch einsammeln.
- Unzulässige Fragen. Fragen zu Familienplanung, Schwangerschaft, Religion oder Gesundheit sind in der Regel tabu. In Deutschland ist dabei das AGG zu beachten, in der Schweiz unter anderem das Gleichstellungsgesetz.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Wie lange Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden dürfen, ist je nach Land unterschiedlich.
Die Checkliste: Stellenbesetzung {{role}}
Stelle definieren
-
Stelle und Budget für
{{role}}freigegeben -
Drei bis fünf erwartete Ergebnisse für das erste Jahr schriftlich festgehalten
-
Muss- und Kann-Kriterien getrennt und die Liste kurz gehalten
-
Lohnband festgelegt, bevor die Anzeige erscheint
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Interviewstufen, Interviewende und Bewertungsbogen pro Stufe von
{{hiring_manager}}festgelegtJede Person beurteilt andere Kriterien, damit sich die Stufen nicht wiederholen.
Bewerbende gewinnen
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Stellenanzeige mit Ergebnissen, realistischen Anforderungen und, wenn möglich, Lohnband geschrieben
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Anzeige auf ausgrenzende oder einseitige Formulierungen geprüft und geschlechtsneutral formuliert
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Anzeige auf der Karriereseite und in ausgewählten Stellenportalen veröffentlicht
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Team um Empfehlungen gebeten optional
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Vorlage für Eingangsbestätigung und Zielzeit für Antworten an alle Bewerbenden festgelegt
Sichten und interviewen
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Bewerbungen nur anhand der Muss-Kriterien gesichtet
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Kurzes Telefoninterview mit der Vorauswahl geführt (Lohnvorstellung, Kündigungsfrist, Arbeitsort)
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In jeder Stufe allen dieselben Kernfragen gestellt
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Praxisaufgabe oder Arbeitsprobe mit angemessenem Zeitrahmen gestellt optional
Kurz und relevant halten. Aufgaben, die mehr als ein paar Stunden dauern, eher vergüten.
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Jede interviewende Person reicht ihre schriftliche Bewertung ein, bevor sie mit den anderen spricht
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Absagen innerhalb der vereinbarten Zeit verschickt
Entscheiden
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Abstimmungsgespräch erst nach Eingang aller Bewertungen geführt
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Entscheidung mit Begründung entlang der Kriterien dokumentiert
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Referenzen mit Einverständnis der Kandidatin oder des Kandidaten eingeholt optional
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Angebot von
{{hiring_manager}}und der für den Lohn zuständigen Person freigegeben
Stelle abschließen
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Angebot gemacht und angenommen, Arbeitsvertrag vorbereitet
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Übrige Bewerbende persönlich informiert, dass die Stelle besetzt ist
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Stellenanzeigen entfernt
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Bewerbungsdaten gemäß Datenschutz und interner Aufbewahrungsregel gelöscht oder mit Einwilligung behalten
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Welche Schritte hat ein Recruiting-Prozess?
Stelle und Kriterien definieren, Stellenanzeige schreiben und veröffentlichen, Bewerbungen sichten, strukturierte Interviews führen, anhand schriftlicher Bewertungen entscheiden und das Angebot machen. Zum Schluss alle Bewerbenden informieren und ihre Daten korrekt behandeln.
Wie viele Interviewrunden braucht ein kleines Unternehmen?
Üblich sind zwei bis vier Stufen: ein kurzes Telefoninterview, ein oder zwei Gespräche zu unterschiedlichen Fähigkeiten und oft eine Praxisaufgabe. Jede zusätzliche Runde verlangsamt den Prozess und kostet unter Umständen gute Bewerbende. Jede Stufe sollte deshalb etwas prüfen, was die anderen nicht abdecken.
Was ist ein strukturiertes Interview?
Bei einem strukturierten Interview bekommen alle Bewerbenden dieselben Kernfragen und werden anhand derselben schriftlichen Kriterien bewertet. Das macht sie besser vergleichbar und verringert den Einfluss des ersten Eindrucks. Nachfragen sind weiterhin erlaubt, solange der Kern gleich bleibt.
Aktualisiert