Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende
Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende: Vertrag, Anmeldungen, erster Tag, Einarbeitungsplan und Probezeitgespräch. Für Teams in DE, AT und CH.
- Typischer Rhythmus pro Neueinstellung
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 23 Punkte
- Variablen
{{employee_name}}{{start_date}}{{manager}} - Aus der CI starten
Das Onboarding beginnt mit der Vertragsunterschrift, nicht am ersten Arbeitstag. Diese Checkliste deckt die Verwaltung vor dem Start ab, den ersten Tag, die Einarbeitung in den ersten Wochen und das Ende der Probezeit. Sie ist für kleine und mittlere Teams gedacht, die keine eigene HR-Abteilung haben oder nur eine Person dafür.
Wer verantwortlich ist
HR oder die Geschäftsführung ist für den Durchlauf verantwortlich und erledigt die Verwaltung. Die Führungskraft übernimmt Einarbeitungsplan, erste Aufgaben und Feedbackgespräche. Eine Patin oder ein Pate aus dem Team beantwortet die vielen kleinen Fragen, die man der Chefin nicht stellen möchte. Die IT-Einrichtung läuft über eine eigene IT-Onboarding-Checkliste.
Typische Fehler
- Funkstille bis zum ersten Tag. Zwischen Unterschrift und Start liegen oft Monate. Eine kurze Nachricht mit Ablauf des ersten Tages nimmt Unsicherheit.
- Kein Plan für die ersten Wochen. Ohne konkrete erste Aufgaben sitzen neue Mitarbeitende herum. Eine kleine, echte Aufgabe für die erste Woche vorbereiten.
- Anmeldungen vergessen. Sozialversicherung, Lohnbuchhaltung und Pensionskasse oder betriebliche Altersvorsorge haben je nach Land eigene Fristen.
- Probezeit verstreichen lassen. Das Gespräch vor Ende der Probezeit früh genug ansetzen. Kündigungsfristen in der Probezeit richten sich nach Vertrag und Gesetz.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Deutschland, Österreich und die Schweiz haben unterschiedliche Melde- und Nachweispflichten.
Die Checkliste: Onboarding {{employee_name}}
Vertrag und Verwaltung
-
Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben und abgelegt
-
Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen ausgehändigt, falls nicht im Vertrag enthalten
In Deutschland regelt das das Nachweisgesetz. In Österreich gibt es den Dienstzettel.
-
Personalstammdaten erfasst: Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
Je nach Land z. B. Steuer-ID und SV-Nummer (DE), SV-Nummer (AT) oder AHV-Nummer (CH).
-
Anmeldung zur Sozialversicherung fristgerecht vorgenommen
In Österreich muss die Anmeldung bei der ÖGK vor Arbeitsantritt erfolgen.
-
Lohnbuchhaltung informiert und Eintritt zum
{{start_date}}erfasst -
Betriebliche Altersvorsorge oder Pensionskasse angemeldet optional
-
Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz unterschrieben
Vor dem ersten Tag
-
IT-Onboarding für
{{employee_name}}angestoßen -
Arbeitsplatz, Schlüssel oder Badge vorbereitet
-
Pate oder Patin aus dem Team benannt
-
Einarbeitungsplan für die ersten Wochen von
{{manager}}erstellt -
Willkommensnachricht mit Ablauf des ersten Tages verschickt
-
Team über Start und Rolle informiert
Erster Tag
-
Begrüßung durch
{{manager}}und Vorstellung im Team -
Rundgang und praktische Infos: Arbeitszeiten, Pausen, Homeoffice-Regeln
-
Arbeitsschutz- und Sicherheitsunterweisung durchgeführt und dokumentiert
-
Mittagessen mit Team oder Pate organisiert
Erste Wochen
-
Erste echte Aufgabe übergeben und gemeinsam besprochen
-
Wöchentliches Kurzgespräch mit
{{manager}}eingeplant -
Ziele für die Probezeit schriftlich vereinbart
-
Feedback zum Onboarding von
{{employee_name}}eingeholt optional
Ende der Probezeit
-
Probezeitgespräch rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit terminiert
-
Gespräch geführt und Ergebnis in der Personalakte dokumentiert
Checkliste als Markdown
Diese Checkliste aus der Pipeline starten
Wenn im HR-System ein Vertrag als unterschrieben markiert wird, POST /api/v1/runs mit der Vorlage "Onboarding {{employee_name}}" aufrufen.
curl -X POST https://runbook.metastic.ch/api/v1/runs \
-H "Authorization: Bearer $RUNBOOK_TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"template": "Onboarding {{employee_name}}", "variables": {"employee_name": "…", "start_date": "…", "manager": "…"}}'Häufige Fragen
Was gehört in eine Onboarding-Checkliste?
Eine vollständige Onboarding-Checkliste umfasst vier Phasen: Verwaltung nach der Vertragsunterschrift, Vorbereitung vor dem Start, den ersten Tag und die Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit. Wichtig ist, dass jeder Schritt eine verantwortliche Person hat. Sonst geht er zwischen HR, IT und Führungskraft verloren.
Wie lange dauert ein Onboarding?
Die Verwaltung ist meist in wenigen Tagen erledigt. Die Einarbeitung dauert deutlich länger und endet sinnvoll mit dem Probezeitgespräch. Die Länge der Probezeit hängt von Vertrag und Land ab.
Welche Unterlagen braucht man von neuen Mitarbeitenden?
Typisch sind Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, gegebenenfalls Nachweise über Qualifikationen und bei Bedarf eine Arbeitsbewilligung. Welche Angaben genau nötig sind, unterscheidet sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Nur erheben, was tatsächlich gebraucht wird, und die Unterlagen gemäß Datenschutz aufbewahren.
Aktualisiert