Checkliste Austrittsgespräch
Checkliste Austrittsgespräch mit Fragen: Gespräch vorbereiten, offen mit Ausscheidenden reden, Antworten fair festhalten und Feedback umsetzen.
- Typischer Rhythmus pro Austritt
- Die Checkliste 4 Abschnitte, 20 Punkte
- Variablen
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Diese Checkliste ist für ein Austrittsgespräch gedacht, wenn ausscheidende Mitarbeitende dazu bereit sind. Wer geht, sagt oft, was im Team niemand ausspricht: über Führung, Arbeitslast, Lohn oder Kultur. Das Gespräch bringt nur etwas, wenn die Antworten ehrlich festgehalten werden und jemand aus wiederkehrenden Mustern Konsequenzen zieht.
Wer verantwortlich ist
HR oder eine neutrale Person führt das Gespräch. Idealerweise nicht die direkte Führungskraft, denn sie ist häufig Teil des Grundes für den Austritt. In sehr kleinen Unternehmen ohne HR kann die Geschäftsführung oder eine Führungskraft aus einem anderen Team das Gespräch übernehmen.
Typische Fehler
- Am letzten Nachmittag. Dann sind die Leute müde und wollen im Guten gehen. Die letzten ein bis zwei Wochen eignen sich meist besser.
- Umstimmen wollen. Ein Austrittsgespräch ist kein Halteversuch. Ein Gegenangebot gehört in ein eigenes, früheres Gespräch.
- Anonymität versprechen, die es nicht gibt. In einem Team von zehn Personen ist anonymes Feedback leicht zuzuordnen. Klar sagen, wer die Notizen in welcher Form sieht.
- Sammeln und abheften. Notizen in einer Schublade ändern nichts. Die Themen aller Austritte mehrmals im Jahr gemeinsam auswerten.
- Zu viel speichern. Gesprächsnotizen sind Personendaten. Sachlich bleiben und den Zugriff beschränken.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Notizen gelten in Deutschland und Österreich die DSGVO, in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Der Durchlauf in Runbook hält fest, dass das Gespräch stattgefunden hat, ohne die sensiblen Antworten in der Checkliste zu speichern.
Die Checkliste: Austrittsgespräch {{employee_name}}
Vorbereiten
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{{employee_name}}gefragt, ob sie oder er zu einem Austrittsgespräch bereit istFreiwillig halten. Einen schriftlichen Fragebogen als Alternative anbieten.
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Gesprächsperson gewählt, die nicht die direkte Führungskraft ist
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Termin von 30 bis 45 Minuten in den letzten zwei Wochen vereinbart
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Vorab erklärt, wer die Notizen sieht und wofür sie verwendet werden
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Rolle, Dauer der Anstellung und Austrittsgrund, falls bekannt, durchgesehen
Fragen
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Gefragt, was den Anstoß zur Stellensuche gab oder was für das neue Angebot sprach
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Gefragt, was am meisten Freude gemacht hat und was so bleiben sollte
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Nach der Zusammenarbeit mit der Führungskraft und fehlender Unterstützung gefragt
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Gefragt, ob Arbeitslast und Erwartungen realistisch waren
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Gefragt, ob Werkzeuge, Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten ausreichten
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Gefragt, ob Lohn und Zusatzleistungen eine Rolle spielten
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Gefragt, was das Unternehmen als Erstes ändern sollte
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Gefragt, ob sie oder er das Unternehmen weiterempfehlen würde und warum bzw. warum nicht
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Gefragt, ob eine spätere Rückkehr denkbar ist optional
Festhalten
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Antworten in den eigenen Worten von
{{employee_name}}notiert, ohne Interpretation -
Schwerwiegende Vorwürfe (z. B. Belästigung, Diskriminierung, Betrug) über den vorgesehenen Prozess eskaliert
Solche Vorwürfe brauchen eine eigene Abklärung, nicht nur eine Gesprächsnotiz.
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Notizen mit eingeschränktem Zugriff in der Personalakte oder im HR-System abgelegt
Feedback umsetzen
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Themen ohne identifizierende Details zusammengefasst
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Zusammenfassung in der vereinbarten Form an die zuständige Führung weitergegeben
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Themen in die regelmäßige Auswertung aller Austrittsgespräche aufgenommen
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Welche Fragen stellt man im Austrittsgespräch?
Fragen, was den Anstoß zur Stellensuche gab, was gut lief, wie die Zusammenarbeit mit der Führungskraft und die Arbeitslast erlebt wurden, ob Lohn und Entwicklung eine Rolle spielten und was sich als Erstes ändern sollte. Offene Fragen funktionieren besser als Skalen. Pausen aushalten, denn die nützlichsten Antworten kommen oft danach.
Wer sollte das Austrittsgespräch führen?
Eine neutrale Person, meist HR oder eine Führungskraft aus einem anderen Team. Gegenüber der Führungskraft, die man verlässt, ist kaum jemand offen. In einem sehr kleinen Unternehmen kann die Geschäftsführung das Gespräch führen, solange sie zuhört, statt Entscheidungen zu verteidigen.
Ist ein Austrittsgespräch Pflicht?
In der Regel nicht. Es funktioniert am besten freiwillig, und manche bevorzugen einen Fragebogen oder gar kein Gespräch. Das respektieren und das Offboarding unabhängig davon abwickeln. Das Arbeitszeugnis darf nicht davon abhängen, ob jemand am Gespräch teilnimmt.
Aktualisiert