Checkliste Mitarbeiterjahresgespräch
Checkliste Mitarbeitergespräch für Führungskräfte: Belege sammeln, fair beurteilen, das Jahresgespräch führen und Ziele vereinbaren. Jährlich oder halbjährlich.
- Typischer Rhythmus pro Beurteilungszyklus
- Die Checkliste 4 Abschnitte, 20 Punkte
- Variablen
{{employee_name}}{{review_period}}
Diese Checkliste ist für jedes formelle Mitarbeitergespräch gedacht, ob der Zyklus jährlich, halbjährlich oder am Jahrestag des Eintritts liegt. Pro Person einen Durchlauf starten. Eine Führungskraft mit sechs Mitarbeitenden sieht so sechs Durchläufe und erkennt auf einen Blick, welche Gespräche noch offen sind.
Wer verantwortlich ist
Die direkte Führungskraft ist für jeden Durchlauf verantwortlich. HR verantwortet den Zyklus: Zeitplan, Formular, gegebenenfalls Kalibrierung und die anschließenden Lohnentscheidungen. Hat jemand im Laufe der Periode die Führungskraft gewechselt, führt die neue Führungskraft das Gespräch, holt aber schriftlichen Input der bisherigen ein.
Typische Fehler
- Nur die letzten Wochen zählen. Aus dem Gedächtnis geschriebene Beurteilungen überbewerten die jüngste Zeit. Notizen aus Einzelgesprächen, Ziele und Arbeitsergebnisse der ganzen Periode durchgehen.
- Überraschungen im Gespräch. Nichts Wesentliches sollte im Jahresgespräch zum ersten Mal zur Sprache kommen. Sonst hat das Feedback während des Jahres gefehlt, und die Beurteilung wirkt unfair.
- Lohn und Entwicklung vermischen. Steht der Lohn auf dem Tisch, geht das Feedback unter. Viele Teams führen das Lohngespräch separat.
- Vage Ziele. „Besser kommunizieren“ lässt sich beim nächsten Mal nicht beurteilen. Ziele mit beobachtbarem Ergebnis und Termin formulieren.
- Ergebnis nicht dokumentiert. Ein Gespräch kann später für Beförderungen oder Konflikte wichtig sein. Die bestätigte Fassung ablegen.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Besteht ein Betriebsrat oder eine Personalvertretung, die Regeln zu Beurteilungsverfahren und Datenschutz vorab mit ihr klären.
Die Checkliste: Mitarbeitergespräch {{employee_name}} ({{review_period}})
Belege sammeln
-
Für
{{review_period}}vereinbarte Ziele mit aktuellem Stand bereitgelegt -
Notizen aus den Einzelgesprächen der ganzen Periode gelesen, nicht nur des letzten Monats
-
Konkrete Beispiele gesammelt: Arbeitsergebnisse, Vorfälle, Feedback von Kundschaft oder Kollegium
-
Feedback von Kolleginnen, Kollegen oder Ansprechpersonen zwei Wochen vor dem Termin angefragt optional
Zwei oder drei Personen gezielte Fragen stellen, z. B. „Was sollte sie oder er unbedingt beibehalten?“
-
Selbsteinschätzung von
{{employee_name}}mit klarem Abgabetermin angefragt
Beurteilung schreiben
-
Jede Bewertung oder Aussage mit mindestens einem konkreten Beispiel belegt
-
Stärken genauso klar beschrieben wie Entwicklungsfelder
-
Beurteilung auf vage oder persönliche Formulierungen geprüft (z. B. „Einstellung“, „passt nicht ins Team“)
Verhalten und Wirkung beschreiben, nicht die Persönlichkeit.
-
Bewertung mit HR oder anderen Führungskräften kalibriert, falls Ihr Prozess das vorsieht optional
-
Entwurf
{{employee_name}}einen Tag vor dem Gespräch zugestellt optional
Gespräch führen
-
Mindestens 45 Minuten in einem ruhigen Raum oder ungestörten Videocall reserviert
-
{{employee_name}}beginnt mit der eigenen Selbsteinschätzung -
Hauptpunkte mit Beispielen besprochen und abweichende Sichtweisen festgehalten
-
Entwicklungswünsche und berufliche Interessen erfragt und notiert
-
Zwei bis vier Ziele für die nächste Periode vereinbart, jeweils mit beobachtbarem Ergebnis und Termin
Nachbereiten
-
Endfassung im HR-System geteilt und von
{{employee_name}}zur Kenntnis genommen -
Neue Ziele dort erfasst, wo beide sie in den Einzelgesprächen sehen
-
Vereinbarte Weiterbildung, Mentoring oder Unterstützung organisiert
-
Lohn- oder Rollenänderung in einem separaten Gespräch besprochen, falls Teil Ihres Zyklus optional
-
Gesprächsdokument mit eingeschränktem Zugriff abgelegt
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wie bereitet man ein Mitarbeitergespräch als Führungskraft vor?
Die Ziele der Periode, die eigenen Notizen aus Einzelgesprächen, konkrete Arbeitsbeispiele und Feedback von anderen sammeln. Rechtzeitig eine Selbsteinschätzung anfragen. Dann die Beurteilung so schreiben, dass jede Aussage auf etwas verweist, das tatsächlich passiert ist.
Wie oft sollte ein Mitarbeitergespräch stattfinden?
Viele kleine Unternehmen führen ein- oder zweimal im Jahr ein formelles Gespräch und dazwischen regelmäßige Einzelgespräche. Das Jahresgespräch funktioniert am besten als Zusammenfassung von Gesprächen, die schon stattgefunden haben, nicht als einziges Feedback des Jahres. Einen Rhythmus wählen, den man durchhält.
Sollte im Mitarbeitergespräch über das Gehalt gesprochen werden?
Oft ist es besser, beides zu trennen. Geht es im selben Gespräch um den Lohn, dreht sich alles um die Zahl, und das Feedback geht verloren. Ein bewährtes Muster ist zuerst das Mitarbeitergespräch und ein bis zwei Wochen später das Lohn- oder Gehaltsgespräch.
Aktualisiert