Offboarding-Checkliste
Offboarding-Checkliste für den Austritt von Mitarbeitenden: Kündigung, Übergabe, Arbeitszeugnis, Endabrechnung und Austrittsgespräch. Für DE, AT und CH.
- Typischer Rhythmus pro Austritt
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 22 Punkte
- Variablen
{{employee_name}}{{last_day}}{{manager}} - Aus der CI starten
Ein Austritt ist der letzte Eindruck, den jemand von einem Arbeitgeber mitnimmt, und oft der Anfang einer Arbeitgeberbewertung im Netz oder einer Empfehlung im Bekanntenkreis. Diese Checkliste deckt die HR-Seite ab: Kündigung, Übergabe, Abrechnung, Arbeitszeugnis und Abschied. Sie gilt für Kündigungen durch beide Seiten, Aufhebungsverträge und auslaufende befristete Verträge.
Wer verantwortlich ist
HR oder die Geschäftsführung führt den Durchlauf. Die Führungskraft organisiert die Wissensübergabe und schreibt den Entwurf für das Arbeitszeugnis. Die IT-Seite mit Konten und Geräten läuft parallel über die IT-Offboarding-Checkliste.
Typische Fehler
- Übergabe erst in der letzten Woche. Dann bleibt nur Zeit für ein hastiges Dokument. Die Übergabe direkt nach der Kündigung planen und Resturlaub mit einrechnen.
- Arbeitszeugnis verschleppen. Ein verspätetes oder schlecht formuliertes Zeugnis erzeugt Ärger und manchmal Rechtsstreit. Den Entwurf früh anfordern.
- Resturlaub und Überstunden nicht klären. Ob sie genommen oder ausgezahlt werden, gehört früh auf den Tisch, nicht in die letzte Lohnabrechnung.
- Austrittsgespräch als Formalität. Wer geht, sagt oft offener, was nicht funktioniert. Das Gespräch sollte jemand führen, der nicht die direkte Führungskraft ist.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen, Zeugnispflichten und Meldungen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Die Checkliste: Offboarding {{employee_name}}
Kündigung und Formales
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Kündigung oder Aufhebungsvertrag schriftlich erhalten bzw. zugestellt und abgelegt
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Letzter Arbeitstag
{{last_day}}anhand der Kündigungsfrist gemäß Vertrag und Gesetz bestätigt -
Austritt schriftlich gegenüber
{{employee_name}}bestätigt -
Resturlaub und Überstunden berechnet und Abbau oder Auszahlung vereinbart
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Eventuelles Wettbewerbsverbot oder Geheimhaltungspflichten geprüft und angesprochen optional
Übergabe
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Übergabeplan mit
{{manager}}erstellt: Aufgaben, Kunden, laufende Projekte -
Nachfolge oder Vertretung für jede Aufgabe benannt
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Übergabedokument geschrieben und von der Nachfolge geprüft
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Kunden und Partner über neue Ansprechperson informiert optional
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IT-Offboarding für
{{employee_name}}angestoßen
Abrechnung und Meldungen
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Lohnbuchhaltung über Austritt informiert, Endabrechnung vorbereitet
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Abmeldung bei der Sozialversicherung fristgerecht vorgenommen
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Pensionskasse oder betriebliche Altersvorsorge über den Austritt informiert optional
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Offene Spesen, Vorschüsse und Firmenkarte abgerechnet
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Arbeitsbescheinigung für die Arbeitslosenversicherung ausgestellt, falls angefordert optional
Zeugnis und Abschied
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Entwurf des Arbeitszeugnisses von
{{manager}}angefordertIn Deutschland Arbeitszeugnis, in Österreich Dienstzeugnis. In der Schweiz kann ein Zeugnis jederzeit verlangt werden.
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Arbeitszeugnis geprüft, unterschrieben und ausgehändigt
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Austrittsgespräch geführt und Erkenntnisse anonymisiert festgehalten
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Firmeneigentum zurückerhalten: Schlüssel, Badge, Unterlagen, Firmenkarte
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Verabschiedung im Team organisiert
Abschluss
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Personalakte abgeschlossen und Aufbewahrungsfristen notiert
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Organigramm, Website und interne Verzeichnisse aktualisiert
Checkliste als Markdown
Diese Checkliste aus der Pipeline starten
Wenn im HR-System ein Austritt erfasst wird, POST /api/v1/runs mit der Vorlage "Offboarding {{employee_name}}" und last_day aufrufen.
curl -X POST https://runbook.metastic.ch/api/v1/runs \
-H "Authorization: Bearer $RUNBOOK_TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"template": "Offboarding {{employee_name}}", "variables": {"employee_name": "…", "last_day": "…", "manager": "…"}}'Häufige Fragen
Was gehört in eine Offboarding-Checkliste?
Die wichtigsten Bausteine sind die formale Abwicklung der Kündigung, die Wissensübergabe, die Endabrechnung mit Meldungen an Sozialversicherung und Vorsorge, das Arbeitszeugnis und die Rückgabe von Firmeneigentum. Dazu kommt das IT-Offboarding mit Konten und Geräten. Am besten laufen beide Listen parallel mit klaren Verantwortlichen.
Wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt werden?
In Deutschland besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, und es sollte zeitnah ausgestellt werden. In Österreich gilt Ähnliches für das Dienstzeugnis. In der Schweiz kann ein Zeugnis jederzeit verlangt werden, auch während des Arbeitsverhältnisses. Die Details regelt das jeweilige Arbeitsrecht.
Wer sollte das Austrittsgespräch führen?
Möglichst jemand aus HR oder der Geschäftsführung, nicht die direkte Führungskraft. So fällt es leichter, offen über Gründe und Probleme zu sprechen. Die Erkenntnisse anonymisiert festhalten und regelmäßig über mehrere Austritte hinweg auswerten.
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