Checkliste MWST-Abrechnung (Schweiz)
Checkliste MWST-Abrechnung für Schweizer KMU: Umsatzsteuer und Vorsteuer abstimmen, Bezugsteuer prüfen, im ePortal der ESTV einreichen und fristgerecht zahlen.
- Typischer Rhythmus quartalsweise
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 22 Punkte
- Variablen
{{period}}
Diese Checkliste ist für jede MWST-Abrechnung gedacht, die ein Schweizer KMU bei der ESTV einreicht. Wer nach der effektiven Methode abrechnet, tut das in der Regel quartalsweise. Mit der Saldosteuersatzmethode wird meist halbjährlich abgerechnet, und seit 2025 ist auf Antrag auch eine jährliche Abrechnung mit Akontozahlungen möglich. Den Durchlauf erst starten, wenn die Buchhaltung für die Periode abgeschlossen ist, damit die Abrechnung auf definitiven Zahlen beruht.
Wer verantwortlich ist
Die Buchhaltung oder die Treuhand bereitet die Abrechnung vor. Eine zweite Person, etwa die Geschäftsleitung, prüft sie vor dem Einreichen. Wer im ePortal einreicht, plant gleichzeitig die Zahlung. Abrechnung und Zahlung sind innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Eine eingereichte Abrechnung ohne Zahlung kostet Verzugszins.
Typische Fehler
- Direkt aus dem MWST-Bericht einreichen. Der Bericht zeigt nur, was mit Steuercodes gebucht wurde. Zuerst mit den MWST-Konten in der Buchhaltung abstimmen.
- Bezugsteuer vergessen. Software-Abos und Dienstleistungen von ausländischen Anbietern unterliegen oft der Bezugsteuer. Sie werden leicht als gewöhnlicher Aufwand ohne MWST gebucht.
- Vorsteuer ohne gültigen Beleg. Quittungen ohne MWST-Nummer oder ohne die nötigen Angaben reichen für den Vorsteuerabzug oft nicht.
- Fehler einfach in der nächsten Periode verrechnen. Erkannte Fehler über eine Korrekturabrechnung bereinigen. Die Finalisierung des Geschäftsjahres ist innert 180 Tagen nach dessen Ende fällig.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung und Ihre Abrechnungsmethode an; sie ersetzt keine Steuerberatung. Für Deutschland und Österreich gelten eigene Regeln zur Umsatzsteuer.
Die Checkliste: MWST-Abrechnung {{period}}
Daten vorbereiten
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Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen für
{{period}}gebucht -
Bankkonten und Konten bei Zahlungsanbietern für
{{period}}abgestimmt -
MWST-Bericht für
{{period}}aus der Buchhaltungssoftware erstellt
Umsatzsteuer prüfen
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Umsatzsteuer gemäss Bericht mit dem Konto Umsatzsteuer in der Buchhaltung abgestimmt
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Steuersätze der Umsätze geprüft
Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Sondersatz für Beherbergung 3,8 % (seit 2024).
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Exporte und Leistungen ins Ausland korrekt als steuerbefreit oder nicht steuerbar erfasst
Für Exporte die Ausfuhrnachweise ablegen.
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Gutschriften und Rabatte aus
{{period}}als Entgeltsminderung berücksichtigt -
Von der Steuer ausgenommene Umsätze geprüft und begründet
Vorsteuer und Bezugsteuer prüfen
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Vorsteuer gemäss Bericht mit den Vorsteuerkonten in der Buchhaltung abgestimmt
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Grössere Eingangsrechnungen stichprobenweise auf die nötigen Angaben geprüft
Typisch sind Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
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Bezüge von Dienstleistungen ausländischer Anbieter erfasst und Bezugsteuer deklariert
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Einfuhrsteuer gemäss Veranlagungsverfügungen des BAZG als Vorsteuer erfasst optional
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Vorsteuer auf privat genutzten oder nicht unternehmerischen Aufwand korrigiert
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Bewilligte Saldosteuersätze korrekt angewendet, falls Saldosteuersatzmethode optional
Prüfen und einreichen
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Abrechnung mit der Vorjahresperiode verglichen und grosse Abweichungen erklärt
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Bekannte Fehler früherer Perioden für eine Korrekturabrechnung notiert
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Abrechnung und Abstimmung von einer zweiten Person geprüft
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Abrechnung für
{{period}}im ePortal der ESTV eingereicht und Quittung gespeichert -
Zahlung innert 60 Tagen nach Periodenende ausgelöst oder Guthaben erfasst
Verbuchen und ablegen
-
MWST-Abrechnung verbucht, sodass die MWST-Konten auf den bezahlten Betrag aufgehen
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Abrechnung, Abstimmung und Quittung für
{{period}}archiviertGeschäftsbücher und Buchungsbelege werden 10 Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f).
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Termin für die Finalisierung des Geschäftsjahres vorgemerkt, falls letzte Periode des Jahres optional
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wann muss die MWST-Abrechnung eingereicht werden?
Abrechnung und Zahlung sind innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Bei der effektiven Methode wird meist quartalsweise abgerechnet, bei der Saldosteuersatzmethode halbjährlich. Wer jährlich abrechnet, leistet zusätzlich Akontozahlungen gemäss den Vorgaben der ESTV.
Was ist die Bezugsteuer?
Die Bezugsteuer fällt an, wenn ein Unternehmen in der Schweiz Dienstleistungen von einem ausländischen Anbieter bezieht, der hier nicht im MWST-Register eingetragen ist. Das betrifft häufig Software-Abos, Werbung und Beratung. Die Steuer wird in der eigenen Abrechnung deklariert und kann bei vorsteuerberechtigter Tätigkeit wieder als Vorsteuer abgezogen werden.
Wie korrigiere ich einen Fehler in einer eingereichten MWST-Abrechnung?
Erkannte Fehler werden über eine Korrekturabrechnung bereinigt, nicht stillschweigend in der nächsten Periode verrechnet. Spätestens bei der Finalisierung, die innert 180 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres fällig ist, müssen die Abrechnungen mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.
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