Checkliste Monatsabschluss
Checkliste Monatsabschluss für die Buchhaltung: Belege, Bankabstimmung, offene Posten, Abgrenzungen, Umsatzsteuer und Reporting jeden Monat sauber abhaken.
- Typischer Rhythmus monatlich
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 23 Punkte
- Variablen
{{month}}
Ein sauberer Monatsabschluss macht den Jahresabschluss leichter und liefert der Geschäftsleitung Zahlen, auf die sie sich verlassen kann. Diese Checkliste ist für kleine Unternehmen gedacht, die ihre Buchhaltung selbst führen oder eng mit einer Treuhand oder Steuerberatung zusammenarbeiten. Sie deckt Belege, Abstimmungen, Abgrenzungen, Steuern und das monatliche Reporting ab.
Wer verantwortlich ist
Die Buchhaltung oder die Person, die die Finanzen führt, ist für den Durchlauf verantwortlich. Einzelne Schritte wie Lohnbuchungen oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernimmt oft die Steuerberatung oder Treuhand. Diese Schritte im Durchlauf zuweisen, damit klar ist, wer was bestätigt hat. Die Geschäftsleitung zeichnet das Reporting ab.
Typische Fehler
- Belege hinterherlaufen. Fehlende Belege sind ein häufiger Grund für späte Abschlüsse. Eine feste Frist für alle Mitarbeitenden setzen, etwa den dritten Arbeitstag des Folgemonats.
- Bank abgestimmt, Zahlungsanbieter nicht. Konten bei Stripe, PayPal oder Kreditkartenanbietern gehören genauso in die Abstimmung wie das Bankkonto.
- Abgrenzungen nur zum Jahresende. Wer Jahresrechnungen oder Versicherungen nicht monatlich abgrenzt, sieht Monatsergebnisse mit großen Ausschlägen.
- Abgeschlossene Perioden wieder öffnen. Nach dem Abschluss die Periode sperren. Korrekturen im laufenden Monat buchen und dokumentieren.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung an; sie ersetzt keine Rechtsberatung oder Steuerberatung. Fristen und Abrechnungsperioden für die Umsatzsteuer bzw. MWST unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Die Checkliste: Monatsabschluss {{month}}
Belege und Erfassung
-
Alle Eingangsrechnungen für
{{month}}erfasst und Belegen zugeordnet -
Alle Ausgangsrechnungen für
{{month}}gestellt und gebucht -
Spesen und Kreditkartenabrechnungen der Mitarbeitenden eingereicht und gebucht
-
Fehlende Belege nachgefordert und Liste offener Belege geführt
-
Belege revisionssicher archiviert
In Deutschland nach den GoBD. Auch in Österreich und der Schweiz gelten Aufbewahrungspflichten.
Abstimmungen
-
Bankkonten mit den Kontoauszügen zum Monatsende abgestimmt
-
Konten bei Zahlungsanbietern und Kreditkarten abgestimmt optional
-
Kassenbuch abgestimmt und Kassenbestand gezählt optional
-
Offene Posten Debitoren geprüft und Mahnungen veranlasst
-
Offene Posten Kreditoren geprüft und Zahlungen geplant
-
Verrechnungs- und Durchlaufkonten auf null oder erklärt
Abgrenzungen und Buchungen
-
Lohnbuchungen und Sozialversicherungsbeiträge für
{{month}}gebucht -
Rechnungsabgrenzungen für Vorauszahlungen gebucht (Versicherungen, Jahreslizenzen)
-
Erhaltene, aber noch nicht abgerechnete Leistungen abgegrenzt
-
Abschreibungen gebucht
-
Wiederkehrende Buchungen auf Vollständigkeit geprüft
Steuern
-
Umsatzsteuer- bzw. MWST-Konten mit den Buchungen abgestimmt
-
Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitet und fristgerecht übermittelt, falls monatlich optional
In Deutschland und Österreich je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich. In der Schweiz wird die MWST meist quartalsweise oder halbjährlich abgerechnet.
-
Steuerzahlungen terminiert
Reporting und Abschluss
-
Monatsergebnis mit Vormonat und Budget verglichen, Abweichungen erklärt
-
Liquiditätsplanung für die nächsten Monate aktualisiert
-
Kurzbericht an die Geschäftsleitung verschickt
-
Periode
{{month}}in der Buchhaltungssoftware gesperrt
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Was gehört zum Monatsabschluss in der Buchhaltung?
Zum Monatsabschluss gehören die vollständige Erfassung aller Belege, die Abstimmung von Bank und offenen Posten, periodengerechte Abgrenzungen und Abschreibungen sowie die Umsatzsteuer. Am Ende steht ein kurzes Reporting für die Geschäftsleitung. Rechtlich vorgeschrieben ist der Monatsabschluss nicht, aber er macht den Jahresabschluss deutlich einfacher.
Bis wann sollte der Monatsabschluss fertig sein?
Viele kleine Unternehmen setzen sich ein Ziel von einigen Arbeitstagen nach Monatsende. Wichtiger als ein schneller Abschluss ist ein fester, verlässlicher Termin. Wer monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibt, richtet den Abschluss nach dieser Frist aus.
Kann die Steuerberatung den Monatsabschluss übernehmen?
Ja, viele Steuerberatungen und Treuhandbüros übernehmen die Buchungen und die Voranmeldung. Belege liefern, offene Fragen beantworten und das Reporting lesen bleibt aber Aufgabe des Unternehmens. Eine gemeinsame Checkliste macht sichtbar, wer welchen Schritt erledigt hat.
Aktualisiert