Checkliste Bankabstimmung
Checkliste Bankabstimmung: Kontoauszug mit der Buchhaltung abgleichen, offene Posten klären, Differenzen untersuchen und den Saldo jeden Monat freigeben lassen.
- Typischer Rhythmus monatlich
- Die Checkliste 4 Abschnitte, 16 Punkte
- Variablen
{{account}}{{period}}
Diese Checkliste ist für die Abstimmung eines Bankkontos, eines Kreditkartenkontos oder eines Kontos bei einem Zahlungsanbieter für eine Periode gedacht. Die meisten kleinen Unternehmen stimmen monatlich im Rahmen des Monatsabschlusses ab. Wer viele Buchungen hat, stimmt wöchentlich ab und verkürzt so den Monatsabschluss deutlich. Pro Konto einen eigenen Durchlauf starten, damit jede Abstimmung eine eigene Freigabe hat.
Wer verantwortlich ist
Die Buchhaltung oder die Person, die Bankbewegungen verbucht, erstellt die Abstimmung. Eine zweite Person prüft und gibt sie frei. Idealerweise ist das jemand, der selbst keine Zahlungen auslösen kann, denn die Bankabstimmung ist die Kontrolle, die unberechtigte oder doppelte Zahlungen aufdeckt.
Typische Fehler
- Die Differenz wegbuchen. Eine kleine Differenz auf ein Aufwandkonto zu buchen, versteckt das eigentliche Problem. Die Ursache finden, auch wenn der Betrag klein ist.
- Alte offene Posten. Zahlungen oder Eingänge, die seit Monaten offen sind, sind keine zeitlichen Differenzen mehr. Klären und ausbuchen oder eskalieren.
- Blindes Vertrauen in die automatische Zuordnung. Regeln für den Bankabgleich ordnen bei gleichen Beträgen gern die falsche Rechnung zu. Automatisch zugeordnete Buchungen stichprobenweise prüfen.
- Falscher Endsaldo. Den Saldo aus dem offiziellen Kontoauszug zum letzten Tag der Periode nehmen, nicht aus dem E-Banking ein paar Tage später.
Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung und Ihre Buchhaltungssoftware an; sie ersetzt keine Rechtsberatung oder Steuerberatung. Kontoauszüge gehören zu den Buchungsbelegen und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die Checkliste: Bankabstimmung {{account}} {{period}}
Unterlagen sammeln
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Offiziellen Kontoauszug für
{{account}}über die ganze Periode{{period}}heruntergeladen -
Anfangssaldo des Auszugs mit dem abgestimmten Endsaldo der Vorperiode verglichen
Stimmt er nicht, wurde die letzte Abstimmung nachträglich verändert oder war falsch. Das zuerst klären.
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Bankimport bzw. Bankschnittstelle für
{{period}}vollständig, ohne fehlende Tage
Zuordnen
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Jede Zeile des Kontoauszugs einer Buchung zugeordnet
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Stichprobe automatisch zugeordneter Buchungen auf richtige Rechnung bzw. richtigen Lieferanten geprüft
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Bankgebühren, Zinsen und Spesen gebucht, die noch fehlen
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Übrige nicht zugeordnete Zeilen nach Beschaffung des Belegs gebucht
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Doppelbuchungen geprüft, z. B. Zahlung manuell erfasst und zusätzlich aus dem Bankimport gebucht
Abstimmen
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Offene Posten aufgelistet: ausgelöste, noch nicht belastete Zahlungen und unterwegs befindliche Eingänge
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Buchsaldo plus bzw. minus offene Posten entspricht dem Endsaldo laut Kontoauszug
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Offene Posten älter als eine Periode geklärt und ausgebucht oder eskaliert
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Umbuchungen zwischen eigenen Konten auf beiden Seiten in derselben Periode erfasst optional
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Fremdwährungskonto zum Kurs am Periodenende bewertet optional
Prüfen und freigeben
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Zahlungen an unbekannte Empfänger, runde Beträge und ungewöhnliche Zeitpunkte geprüft
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Abstimmung von einer zweiten Person geprüft und freigegeben
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Kontoauszug und Abstimmungsbericht an diesen Durchlauf oder an die Abschlussunterlagen angehängt
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wie läuft eine Bankabstimmung ab?
Den offiziellen Kontoauszug holen, den Anfangssaldo mit dem abgestimmten Saldo der Vorperiode vergleichen und jede Zeile einer Buchung zuordnen. Fehlende Posten wie Gebühren buchen, zeitliche Differenzen auflisten und prüfen, ob der Buchsaldo nach diesen Posten dem Banksaldo entspricht. Zum Schluss prüft eine zweite Person.
Wie oft sollte man Bankkonten abstimmen?
Mindestens monatlich, bevor man sich auf die Monatszahlen verlässt. Bei vielen Buchungen oder knapper Liquidität lohnt sich eine wöchentliche Abstimmung. Probleme wie eine fehlgeschlagene Kundenzahlung oder eine doppelte Lieferantenzahlung fallen dann auf, solange sie noch leicht zu beheben sind.
Was tun, wenn die Bankabstimmung nicht aufgeht?
Zuerst den Anfangssaldo prüfen, dann nach fehlenden Tagen im Bankimport, Doppelbuchungen und Zahlendrehern suchen. Eine durch neun teilbare Differenz deutet oft auf vertauschte Ziffern hin. Die Differenz nicht auf ein Aufwandkonto buchen, sondern die Ursache finden oder eskalieren.
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