Checkliste Lohnabrechnung
Checkliste Lohnabrechnung: Änderungen sammeln, Lohnlauf prüfen, Löhne auszahlen, Sozialversicherungen und Quellensteuer abrechnen. Mit Vier-Augen-Prinzip.
- Typischer Rhythmus monatlich
- Die Checkliste 4 Abschnitte, 21 Punkte
- Variablen
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Diese Checkliste ist für jeden regulären Lohnlauf gedacht, ob mit Lohnsoftware, einem externen Lohnbüro oder der Treuhand. Sie deckt den monatlichen Ablauf ab, vom Sammeln der Änderungen bis zur Auszahlung und zur Abrechnung mit Steuerbehörden und Sozialversicherungen. Für Sonderzahlungen, etwa den letzten Lohn bei einem Austritt, dieselbe Checkliste verwenden und die nicht passenden Schritte überspringen.
Wer verantwortlich ist
Die Person in HR oder Buchhaltung, die den Lohnlauf erstellt, ist für den Durchlauf verantwortlich. Eine zweite Person, oft die Leitung Finanzen oder die Geschäftsführung, gibt das Lohnjournal frei und löst die Zahlung aus. Diese beiden Rollen trennen, sobald das Team groß genug ist. Das Vier-Augen-Prinzip ist die wichtigste Kontrolle gegen Fehler und Betrug.
Typische Fehler
- Änderungen nach dem Stichtag. Spät gemeldete Eintritte, Austritte, Lohnerhöhungen oder unbezahlter Urlaub führen zu Korrekturen im Folgemonat. Einen festen Stichtag festlegen und einhalten.
- Nur die Summe prüfen. Eine Gesamtsumme nahe am Vormonat kann einen falschen Einzellohn verdecken. Jede Person mit dem Vormonat vergleichen und jede Differenz erklären.
- Bankverbindung per E-Mail geändert. Gefälschte Änderungswünsche sind ein bekannter Betrugsweg. Über einen zweiten Kanal bestätigen lassen.
- Fristen verpassen. Abgabe- und Zahlungsfristen für Lohnsteuer, Quellensteuer und Sozialversicherungen sind je nach Land und Kanton unterschiedlich. Die Termine in den Durchlauf eintragen.
Den Durchlauf etwa eine Woche vor dem Zahltag starten, damit Zeit für die Prüfung bleibt. Passen Sie die Checkliste an Ihre Rechtsordnung und Ihr Lohnsystem an; sie ersetzt keine Rechtsberatung oder Steuerberatung.
Die Checkliste: Lohnabrechnung {{month}}
Änderungen sammeln
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Eintritte für
{{month}}mit unterschriebenem Vertrag, Steuer- und Sozialversicherungsdaten und Bankverbindung erfasstIn der Schweiz AHV-Nummer und bei quellensteuerpflichtigen Personen die Angaben für den Quellensteuertarif. In Deutschland Steuer-ID und SV-Nummer, in Österreich die SV-Nummer.
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Austritte, letzte Arbeitstage und Auszahlung offener Ferien- bzw. Urlaubstage geklärt
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Lohnänderungen, Beförderungen und Boni mit schriftlicher Freigabe gesammelt
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Überstunden, Provisionen und Zulagen mit Freigabe der Führungskraft gesammelt
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Unbezahlter Urlaub, Krankheit, Unfall und Elternzeit bzw. Mutterschaft mit Lohnwirkung erfasst
In der Schweiz Taggelder von Unfall- oder Krankentaggeldversicherung und EO-Entschädigungen berücksichtigen.
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Geänderte Bankverbindungen telefonisch unter einer bekannten Nummer bestätigt
Eine Änderung nie allein aufgrund einer E-Mail übernehmen, auch nicht von einer internen Adresse.
Lohnlauf
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Alle Änderungen im Lohnsystem erfasst (z. B. Bexio, Abacus, DATEV, BMD, Personio oder Portal des Lohnbüros)
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Probelauf für
{{month}}erstellt -
Lohnjournal pro Person mit dem Vormonat verglichen und jede Differenz erklärt
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Abzüge geprüft: Sozialversicherungen, Steuern, Pensionskasse bzw. betriebliche Altersvorsorge
CH: AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG (NBU) und gegebenenfalls Krankentaggeld und Quellensteuer. DE und AT: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gemäß den jeweiligen Vorgaben.
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Spesen im Lohnlauf mit den genehmigten Spesenabrechnungen abgeglichen optional
Freigeben und auszahlen
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Lohnjournal von einer zweiten Person geprüft und freigegeben
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Deckung auf dem Lohnkonto vor dem Zahltag sichergestellt
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Lohnzahlungen so ausgelöst, dass sie am vereinbarten Zahltag eingehen
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Lohnabrechnungen über den vereinbarten sicheren Kanal an die Mitarbeitenden verschickt
Abrechnen und verbuchen
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Lohnsteuer bzw. Quellensteuer für
{{month}}fristgerecht abgerechnetFristen und Abrechnungsweg sind je nach Land und Kanton unterschiedlich.
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Beiträge an Sozialversicherungen, Ausgleichskasse und Pensionskasse fristgerecht bezahlt oder gemeldet
In der Schweiz rechnen viele Ausgleichskassen mit Akontobeiträgen und einer jährlichen Lohnmeldung ab.
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Lohnbuchung ins Hauptbuch übernommen
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Verrechnungskonten für Löhne und Sozialversicherungen nach den Zahlungen abgestimmt
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Lohnjournal, Freigaben und Meldungen im Lohnarchiv abgelegt
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Lohnausweise bzw. Jahreslohnzettel vorbereitet, falls letzter Lohnlauf des Jahres optional
In der Schweiz erhalten alle Mitarbeitenden einen Lohnausweis. In Österreich wird ein Lohnzettel übermittelt.
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Was gehört zur monatlichen Lohnabrechnung?
Zuerst die Änderungen des Monats sammeln, im Lohnsystem erfassen und einen Probelauf gegen den Vormonat prüfen. Nach der Freigabe durch eine zweite Person werden die Löhne ausgezahlt und die Lohnabrechnungen verschickt. Danach folgen die Abrechnung von Steuern und Sozialversicherungen, die Lohnbuchung und die Abstimmung der Verrechnungskonten.
Welche Sozialversicherungen werden in der Schweiz vom Lohn abgezogen?
Üblich sind Beiträge an AHV/IV/EO und ALV, an die berufliche Vorsorge nach BVG und an die Nichtberufsunfallversicherung nach UVG. Je nach Arbeitgeber kommt eine Krankentaggeldversicherung dazu, bei bestimmten Personen die Quellensteuer. Die genauen Sätze und Grenzen ändern sich und sollten jedes Jahr überprüft werden.
Lohnbuchhaltung selbst machen oder auslagern?
Ein Lohnbüro oder die Treuhand lohnt sich, wenn wenig Wissen über lokale Regeln vorhanden ist oder Mitarbeitende in mehreren Ländern arbeiten. Für die gemeldeten Daten und die Freigabe bleibt das Unternehmen aber verantwortlich. Die Checkliste daher auch mit externem Lohnbüro nutzen.
Aktualisiert