IT-Onboarding-Checkliste
IT-Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende: Konten anlegen, Laptop einrichten, Zugänge vergeben und Sicherheit erklären. Bereit ab dem ersten Tag.
- Typischer Rhythmus pro Neueinstellung
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 22 Punkte
- Variablen
{{employee_name}}{{start_date}}{{role}} - Aus der CI starten
Am ersten Tag ohne funktionierenden Laptop oder E-Mail-Zugang dazusitzen, ist ein schlechter Start. Diese Checkliste sorgt dafür, dass Konten, Gerät und Zugänge bereit sind, bevor neue Mitarbeitende anfangen. Sie deckt auch die erste Woche ab, in der die meisten fehlenden Berechtigungen auffallen.
Wer verantwortlich ist
Die IT oder die Person mit Admin-Rechten führt den Durchlauf. HR stößt ihn an, sobald der Vertrag unterschrieben ist. Die Führungskraft liefert die Liste der benötigten Tools und Berechtigungen für die Rolle. Ohne diese Angabe vergibt die IT entweder zu wenig oder, schlimmer, zu viel.
Typische Fehler
- Zu spät anfangen. Hardware hat Lieferzeiten. Den Durchlauf direkt nach der Vertragsunterschrift starten, nicht in der Woche vor dem Start.
- Rechte kopieren. "Gleiche Rechte wie Kollegin X" vererbt jede Ausnahme, die sich über Jahre angesammelt hat. Berechtigungen aus der Rolle ableiten.
- Passwörter per E-Mail. Erstzugänge über einen sicheren Kanal übergeben und beim ersten Login ändern lassen. Multi-Faktor-Authentifizierung gleich am ersten Tag einrichten.
- Sicherheit nur als PDF. Eine kurze persönliche Einführung zu Phishing, Passwort-Manager und Meldewegen wirkt besser als ein Dokument, das niemand liest.
Startet das HR-System den Durchlauf per API, entsteht er automatisch mit Name, Startdatum und Rolle. So fällt keine Neueinstellung durchs Raster.
Die Checkliste: IT-Einrichtung für {{employee_name}}
Vor dem ersten Tag
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Startdatum
{{start_date}}und Rolle{{role}}mit HR bestätigt -
Benötigte Tools und Berechtigungen für
{{role}}mit der Führungskraft abgestimmt -
Laptop und Zubehör bestellt oder aus dem Bestand reserviert
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Smartphone oder Firmennummer bereitgestellt optional
Konten und Zugänge
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Konto im Identity Provider angelegt (z. B. Entra ID, Google Workspace, Okta)
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E-Mail-Adresse, Verteiler und Kalender eingerichtet
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Konto im Passwort-Manager angelegt und passende Tresore freigegeben
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Zugänge zu Chat, Projektmanagement und Dateiablage vergeben
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Rollenspezifische Tools freigegeben, nur mit den nötigen Rechten
Admin-Rechte nur bei echtem Bedarf und befristet vergeben.
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VPN- oder Remote-Zugang eingerichtet optional
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Zugang zu Code-Repositories und Entwicklungsumgebungen vergeben optional
Gerät einrichten
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Laptop im MDM registriert, Festplattenverschlüsselung aktiv
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Betriebssystem und Standardsoftware auf aktuellem Stand
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Virenschutz, Bildschirmsperre und automatische Updates aktiv
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Gerät mit Seriennummer im Inventar auf
{{employee_name}}eingetragen
Erster Arbeitstag
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Erstzugang sicher übergeben und Passwort beim ersten Login geändert
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Multi-Faktor-Authentifizierung gemeinsam eingerichtet
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Kurze Sicherheitseinführung gegeben: Phishing, Passwort-Manager, Meldeweg bei Vorfällen
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IT-Richtlinie und Regeln zur privaten Nutzung ausgehändigt und bestätigt
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Drucker, Badge und WLAN getestet
Nach der ersten Woche
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Bei
{{employee_name}}nachgefragt, ob Zugänge fehlen oder etwas nicht funktioniert -
Nicht benötigte Rechte wieder entzogen
Checkliste als Markdown
Diese Checkliste aus der Pipeline starten
Wenn das HR-System einen neuen Vertrag meldet, POST /api/v1/runs mit der Vorlage "IT-Einrichtung für {{employee_name}}" und start_date sowie role aufrufen.
curl -X POST https://runbook.metastic.ch/api/v1/runs \
-H "Authorization: Bearer $RUNBOOK_TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"template": "IT-Einrichtung für {{employee_name}}", "variables": {"employee_name": "…", "start_date": "…", "role": "…"}}'Häufige Fragen
Wann sollte das IT-Onboarding beginnen?
Sobald der Vertrag unterschrieben ist. Laptops haben je nach Modell und Lieferant Lieferzeiten, und Konten in manchen Fachanwendungen brauchen Freigaben. Spätestens eine Woche vor dem Start sollten Gerät und Hauptkonto bereit sein.
Welche Zugänge brauchen neue Mitarbeitende am ersten Tag?
Am ersten Tag reichen meist E-Mail, Kalender, Chat, Passwort-Manager und die Dateiablage. Rollenspezifische Tools lassen sich in der ersten Woche nachziehen. So bleibt der erste Tag übersichtlich, und es werden keine Rechte auf Vorrat vergeben.
Was ist der Unterschied zwischen IT-Onboarding und HR-Onboarding?
Das HR-Onboarding umfasst Vertrag, Personalunterlagen, Einarbeitungsplan und Probezeit. Das IT-Onboarding umfasst Konten, Gerät und Zugänge. Beide sollten verknüpft sein, damit HR den IT-Durchlauf direkt nach der Vertragsunterschrift anstößt.
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