IT-Offboarding-Checkliste
IT-Offboarding-Checkliste beim Austritt: Zugänge sperren, Geräte zurücknehmen, Daten übergeben und SaaS-Lizenzen kündigen. Mit Protokoll für jeden Schritt.
- Typischer Rhythmus pro Austritt
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 22 Punkte
- Variablen
{{employee_name}}{{last_day}} - Aus der CI starten
Diese Checkliste deckt die IT-Seite eines Austritts ab: Konten, Geräte, Daten und Lizenzen. Sie gilt für Mitarbeitende, Freelancer und Praktikanten gleichermaßen. Gerade in kleinen Firmen sammeln sich über die Jahre Zugänge an, die niemand zentral verwaltet. Gemeint sind etwa das Hosting-Konto, der Social-Media-Account oder der Zugang zum Bankportal. Ohne Liste bleibt davon fast immer etwas offen.
Wer verantwortlich ist
Die IT oder die Person, die Admin-Rechte verwaltet, führt den Durchlauf. HR liefert den Austrittstermin, die Führungskraft klärt die Übergabe der Daten. Bei sofortiger Freistellung oder Kündigung durch den Arbeitgeber werden die Zugänge zeitgleich mit dem Gespräch gesperrt, nicht erst am Abend.
Typische Fehler
- Nur das Hauptkonto sperren. Single Sign-On erfasst selten alles. Konten mit eigenem Passwort, API-Tokens und persönliche Zugänge zu Kundensystemen bleiben sonst aktiv.
- Postfach sofort löschen. Rechnungen, Kundenanfragen und Passwort-Resets laufen weiter ein. Postfach besser in ein Gruppenpostfach umwandeln oder weiterleiten, sofern intern und datenschutzrechtlich geklärt.
- Geteilte Passwörter vergessen. Alles, was die Person kannte, muss geändert werden: WLAN, Tresor-Einträge, Router, Admin-Konten.
- Lizenzen weiterlaufen lassen. Nicht gekündigte SaaS-Plätze kosten Monat für Monat Geld.
Wenn das HR-System bei einem Austritt einen Webhook senden kann, startet Runbook den Durchlauf automatisch. Das Protokoll zeigt später, wann welcher Zugang gesperrt wurde. Bei Audits und Sicherheitsfragen ist das wertvoll.
Die Checkliste: IT-Offboarding {{employee_name}}
Vor dem letzten Arbeitstag
-
Austrittsdatum
{{last_day}}und Sperrzeitpunkt mit HR bestätigt -
Liste aller Konten und Systeme von
{{employee_name}}erstelltIdentity Provider (z. B. Entra ID, Google Workspace, Okta), Passwort-Manager und Rechnungen der SaaS-Tools als Quellen nutzen.
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Übergabe von Dateien, Dokumenten und laufenden Themen mit der Führungskraft geklärt
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Eigentümerschaft von geteilten Ordnern, Repositories und Kalendern übertragen
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Persönliche Zugänge zu Kundensystemen identifiziert und Kunden informiert optional
Zugänge sperren
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Hauptkonto im Identity Provider gesperrt und alle aktiven Sitzungen beendet
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Multi-Faktor-Geräte und App-Passwörter entfernt
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Konten ohne Single Sign-On einzeln deaktiviert
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VPN-Zugang, SSH-Schlüssel und persönliche API-Tokens widerrufen
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Zugang zu Cloud-Konsolen und Produktionssystemen entzogen
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Geteilte Passwörter geändert, die
{{employee_name}}kannteWLAN, Tresor-Einträge, Admin-Konten, Router, Alarmanlage.
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Physische Zugänge deaktiviert (Badge, Schlüssel, Türcodes)
Geräte
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Laptop, Smartphone und Zubehör zurückgenommen und im Inventar ausgetragen
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Geräte aus dem MDM entfernt oder per Fernlöschung zurückgesetzt
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Datenträger sicher gelöscht, bevor das Gerät neu vergeben wird
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Firmennummer übertragen oder Mobilfunkvertrag gekündigt optional
Daten und Postfach
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Postfach in ein Gruppenpostfach umgewandelt oder Weiterleitung eingerichtet
Dauer und Umfang mit HR und Datenschutz abstimmen. Private Nachrichten nicht ohne Klärung öffnen.
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Abwesenheitsnotiz mit neuer Kontaktperson gesetzt
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Persönliches Laufwerk gesichert und Aufbewahrungsfrist dokumentiert
Abschluss
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SaaS-Lizenzen freigegeben oder gekündigt
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Konto nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht optional
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HR und Führungskraft über den Abschluss des IT-Offboardings informiert
Checkliste als Markdown
Diese Checkliste aus der Pipeline starten
Wenn das HR-System einen Austritt meldet, POST /api/v1/runs mit der Vorlage "IT-Offboarding {{employee_name}}" und employee_name sowie last_day aufrufen.
curl -X POST https://runbook.metastic.ch/api/v1/runs \
-H "Authorization: Bearer $RUNBOOK_TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"template": "IT-Offboarding {{employee_name}}", "variables": {"employee_name": "…", "last_day": "…"}}'Häufige Fragen
Wann sollten die Zugänge beim Austritt gesperrt werden?
Bei einem regulären Austritt am Ende des letzten Arbeitstages. Bei einer Freistellung oder einer schwierigen Trennung zeitgleich mit dem Gespräch. Den genauen Zeitpunkt vorher mit HR festlegen, damit die IT bereitsteht.
Darf man das E-Mail-Postfach ehemaliger Mitarbeitender weiterleiten?
Das hängt davon ab, ob die private Nutzung des Postfachs erlaubt war und was intern geregelt ist. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten dafür unterschiedliche Regeln. Sicherer ist eine Abwesenheitsnotiz mit neuer Kontaktperson und eine klare Regelung in der IT-Richtlinie. Im Zweifel die Datenschutzverantwortliche fragen.
Was ist der Unterschied zum HR-Offboarding?
Das HR-Offboarding regelt das Arbeitsverhältnis: Kündigung, Arbeitszeugnis, Lohnabrechnung und Übergabe. Das IT-Offboarding regelt Konten, Geräte und Daten. Beide laufen parallel, und HR sollte das IT-Offboarding früh genug anstoßen.
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