Inventur-Checkliste
Inventur-Checkliste für Lager und Onlineshop: Lagerplätze vorbereiten, Bestand einfrieren, zählen und nachzählen, Differenzen klären und Korrekturen freigeben.
- Typischer Rhythmus jährlich oder quartalsweise
- Die Checkliste 4 Abschnitte, 22 Punkte
- Variablen
{{location}}{{count_date}}
Diese Checkliste ist für eine körperliche Bestandsaufnahme gedacht, etwa die Stichtagsinventur zum Geschäftsjahresende oder eine geplante Teilzählung im Rahmen der permanenten Inventur. Sie passt für Onlineshops und kleine Lager, die ihre Ware selbst halten. Eine Zählung ist nur brauchbar, wenn Systembestand und Regal zum selben Zeitpunkt verglichen werden. Deshalb geht es hier vor allem um Vorbereitung und Stichtagsabgrenzung.
Wer verantwortlich ist
Die Lager- oder Logistikleitung führt den Durchlauf und erklärt die Inventur für abgeschlossen. Zählteams zählen, eine Aufsicht übernimmt Nachzählungen und Rückfragen. Die Buchhaltung braucht das Ergebnis und den Wert der Korrekturen. Bei der Inventur zum Jahresabschluss möchte die Steuerberatung, Treuhand oder Revisionsstelle unter Umständen dabei sein.
Typische Fehler
- Warenbewegungen während der Zählung. Kommissionierte Bestellungen oder angenommene Lieferungen machen die Zahlen wertlos. Bewegungen stoppen oder gezählte und ungezählte Ware klar trennen.
- Zählen, was das System sagt. Wer die Sollmenge sieht, bestätigt sie gern. Zähllisten ohne Sollbestand verwenden.
- Unklare Einheiten. Kartons, Umverpackungen und Einzelstücke werden verwechselt. Die Zähleinheit pro Artikel vorher festlegen.
- Korrigieren ohne Ursachensuche. Große Differenzen deuten oft auf ein Prozessproblem hin, etwa nicht erfasste Retouren oder Fehler im Wareneingang. Erst nachzählen und die Ursache klären.
Welche Inventurverfahren zulässig sind und wie lange Zähllisten aufzubewahren sind, ist je nach Land unterschiedlich. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder Treuhand und beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ein Durchlauf in Runbook dokumentiert, wer gezählt und wer freigegeben hat.
Die Checkliste: Inventur {{location}} {{count_date}}
Vorbereitung
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Stichtag, Umfang und Zeitpunkt der Bestandsabgrenzung für
{{location}}festgelegt -
Kundschaft, Lieferanten und Team über eine Versand- oder Annahmepause informiert optional
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Alle Wareneingänge, Retouren und Umlagerungen vor dem Abgrenzungszeitpunkt gebucht
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Alle Lagerplätze aufgeräumt und beschriftet, lose Ware an ihren Platz gebracht
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Zähllisten ohne Sollbestand gedruckt oder Zähl-App ohne Systemmengen eingerichtet
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Zähleinheit pro Artikel und Umgang mit beschädigter Ware festgelegt
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Zählteams eingeteilt und Lagerbereiche zugewiesen
Bestand einfrieren und zählen
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Kommissionierung, Wareneingang und Umlagerungen zum Abgrenzungszeitpunkt gestoppt
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Systembestand zum Abgrenzungszeitpunkt exportiert
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Jeder Lagerplatz zu zweit oder mit Gegenkontrolle gezählt, Mengen pro Lagerplatz erfasst
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Gezählte Lagerplätze markiert, damit nichts doppelt oder gar nicht gezählt wird
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Beschädigte, abgelaufene oder unverkäufliche Ware separat erfasst
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Zähllisten von den Zählenden unterschrieben oder in der App bestätigt
Abgleich
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Zählmengen mit dem Systembestand verglichen und Differenzen pro Artikel aufgelistet
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Alle Artikel mit Differenz über der vereinbarten Schwelle nachgezählt
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Verbleibende Differenzen geklärt: nicht versandte Bestellungen, fehlende Retouren, Fehler im Wareneingang
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Endgültige Zählergebnisse von der Aufsicht freigegeben
Buchen und Nacharbeit
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Bestandskorrekturen mit Grund und Stichtag im Warenwirtschaftssystem gebucht
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Kommissionierung, Wareneingang und Umlagerungen wieder freigegeben, Bestand mit allen Verkaufskanälen synchronisiert
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Ergebnis und Wert der Korrekturen an die Buchhaltung übermittelt
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Zähllisten und Protokolle archiviert
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten. Sie unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz.
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Ursachen großer Differenzen und geplante Prozessänderungen festgehalten
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wie läuft eine Inventur ab?
Zuerst das Lager vorbereiten, damit jeder Lagerplatz beschriftet und aufgeräumt ist, und alle Bewegungen vor dem Abgrenzungszeitpunkt buchen. Dann den Bestand einfrieren und jeden Lagerplatz mit Zähllisten ohne Sollmengen zählen. Anschließend mit dem System abgleichen, große Differenzen nachzählen, den Rest klären und die freigegebenen Korrekturen buchen.
Was ist der Unterschied zwischen Stichtagsinventur und permanenter Inventur?
Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand auf einmal gezählt, meist zum Geschäftsjahresende und oft mit einer Versandpause. Bei der permanenten Inventur wird laufend ein Teil des Bestands gezählt, etwa ein Regal oder die Schnelldreher pro Woche, sodass über das Jahr alles erfasst wird. Welche Verfahren zulässig sind, mit der Steuerberatung oder Treuhand klären.
Wie oft sollte ein Onlineshop Inventur machen?
Mindestens einmal im Jahr für den Abschluss, häufiger bei Artikeln, die sich schnell verkaufen oder teuer sind. Viele kleine Shops zählen einmal jährlich alles und ihre Bestseller zusätzlich monatlich oder quartalsweise. Häufige Überverkäufe oder unerwartete Fehlbestände sind ein Zeichen, dass öfter gezählt werden sollte.
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