Checkliste Büroumzug
Checkliste Büroumzug für kleine Firmen: Mietvertrag, Umzugsfirma, Internet, IT, Adressänderungen und Übergabe des alten Büros. Von der Planung bis zum Einzug.
- Typischer Rhythmus pro Umzug
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 25 Punkte
- Variablen
{{new_address}}{{move_date}}
Ein Büroumzug betrifft mehr als Möbel und Kisten. Internet, Telefonie, Post, Behörden, Kunden und die Mitarbeitenden müssen alle zur richtigen Zeit Bescheid wissen. Diese Checkliste ist für kleine und mittlere Firmen gedacht, die ein Büro wechseln. Sie beginnt einige Monate vor dem Umzug und endet mit der Übergabe der alten Räume.
Wer verantwortlich ist
Eine Person koordiniert den Umzug, oft die Office-Managerin oder ein Mitglied der Geschäftsleitung. IT, Buchhaltung und Teamleitungen übernehmen ihre Punkte. Bei größeren Umzügen lohnt es sich, den Durchlauf früh zu starten und die einzelnen Schritte gleich den zuständigen Personen zuzuweisen.
Typische Fehler
- Internet zu spät bestellen. Neue Anschlüsse brauchen je nach Anbieter und Gebäude oft Wochen. Den Anschluss bestellen, sobald der Mietvertrag unterschrieben ist.
- Kündigungsfrist des alten Büros übersehen. Gewerbemietverträge haben oft lange Fristen. Die Frist gemäß Vertrag prüfen, bevor der neue Vertrag unterschrieben wird.
- Adressänderungen vergessen. Handelsregister, Finanzamt, Banken, Versicherungen, Website und Google-Unternehmensprofil haben jeweils eigene Wege.
- Alte Akten und Datenträger einfach entsorgen. Unterlagen mit personenbezogenen Daten und alte Festplatten datenschutzgerecht vernichten und die Vernichtung dokumentieren.
Die Meldepflichten bei einer Sitzverlegung unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die zuständigen Stellen im Zweifel direkt fragen.
Die Checkliste: Büroumzug nach {{new_address}}
Planung
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Kündigungsfrist des alten Mietvertrags gemäß Vertrag geprüft und fristgerecht gekündigt
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Neuer Mietvertrag für
{{new_address}}unterschrieben -
Umzugstermin
{{move_date}}festgelegt und an alle Mitarbeitenden kommuniziert -
Mindestens zwei Angebote von Umzugsfirmen eingeholt und Auftrag vergeben
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Raumplan für das neue Büro erstellt: Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Lager
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Neue Möbel und Ausstattung bestellt, Liefertermin vor
{{move_date}}bestätigt optional
IT und Kommunikation
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Internet-Anschluss für
{{new_address}}bestellt und Schaltungstermin bestätigt -
Netzwerk, WLAN und Drucker im neuen Büro geplant und eingerichtet
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Telefonie und Festnetznummern umgezogen oder portiert
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Server und Netzwerkgeräte vor dem Transport gesichert und Abbau geplant optional
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Zugangssystem, Alarmanlage und Schlüssel für das neue Büro eingerichtet
Adressänderungen
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Sitzverlegung beim Handelsregister angemeldet, falls sich der Sitz ändert optional
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Adressänderung an Finanzamt bzw. Steuerverwaltung und Gewerbeamt gemeldet
In Deutschland ist eine Gewerbeummeldung nötig. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Meldewege.
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Banken, Versicherungen, Krankenkassen und Sozialversicherung informiert
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Nachsendeauftrag bei der Post eingerichtet
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Impressum, Website, E-Mail-Signaturen und Google-Unternehmensprofil aktualisiert
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Kunden und Lieferanten über die neue Adresse informiert
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Briefpapier, Visitenkarten und Rechnungsvorlagen angepasst
Umzug
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Kisten beschriftet und Zielraum für jede Kiste festgelegt
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Alte Akten und Datenträger datenschutzgerecht vernichtet und Vernichtung dokumentiert
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Umzug am
{{move_date}}begleitet und Schäden dokumentiert -
IT im neuen Büro getestet, bevor die Mitarbeitenden ankommen
Abschluss
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Altes Büro geräumt, gereinigt und mit Übergabeprotokoll zurückgegeben
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Schlüssel des alten Büros vollständig zurückgegeben und Kaution zurückgefordert
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Verträge am alten Standort gekündigt: Strom, Reinigung, Wartung
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wann sollte man mit der Planung eines Büroumzugs beginnen?
Für ein kleines Büro sind einige Monate Vorlauf sinnvoll. Die Kündigungsfrist des alten Mietvertrags und die Lieferzeit für den Internet-Anschluss bestimmen meist den frühesten Termin. Umzugsfirma und Möbel lassen sich in der Regel kurzfristiger organisieren.
Wen muss man bei einem Firmenumzug informieren?
Behörden wie Handelsregister, Finanzamt bzw. Steuerverwaltung und Gewerbeamt, außerdem Banken, Versicherungen, Sozialversicherungsträger, Kunden und Lieferanten. Dazu kommen alle Stellen, an denen die Adresse öffentlich steht, etwa Impressum, Website und Online-Verzeichnisse. Welche Meldungen genau nötig sind, hängt vom Land und der Rechtsform ab.
Was passiert mit dem alten Büro nach dem Umzug?
Das alte Büro wird in dem Zustand zurückgegeben, den der Mietvertrag vorsieht. Bei der Übergabe ein Protokoll mit Fotos erstellen und von beiden Seiten unterschreiben lassen. So lassen sich spätere Streitigkeiten über Schäden und die Kaution vermeiden.
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