Messe-Checkliste für Aussteller
Messe-Checkliste für Aussteller: Standbuchung, Ausstellerhandbuch, Standbau, Versand, Standpersonal, Lead-Erfassung und Nachfassen nach der Messe.
- Typischer Rhythmus pro Messe
- Die Checkliste 5 Abschnitte, 24 Punkte
- Variablen
{{event}}{{event_date}}
Diese Checkliste ist für Unternehmen gedacht, die auf einer Messe, Konferenz oder Branchenveranstaltung ausstellen. Ein Messeauftritt kostet viel Geld und Arbeitszeit, und der Erfolg hängt vor allem an zwei Dingen abseits des Stands: der Vorbereitung Monate vorher und dem schnellen Nachfassen danach. Die Checkliste reicht von der Standbuchung bis zur Auswertung der Kontakte.
Wer verantwortlich ist
Die Event- oder Marketingverantwortliche führt den Durchlauf. Der Vertrieb übernimmt Terminvereinbarungen und das Nachfassen der Leads. Logistik wie Versand und Standbau lässt sich an die zuständige Person oder einen externen Messebauer vergeben.
Typische Fehler
- Fristen des Veranstalters verpassen. Das Ausstellerhandbuch enthält Fristen für Strom, Internet, Mobiliar, Grafiken und Ausstellerausweise. Späte Bestellungen kosten mehr oder werden abgelehnt. Alle Fristen am Tag der Buchung in den Kalender eintragen.
- Ohne Termine anreisen. Laufkundschaft am Stand ist schwer planbar. Termine mit Interessenten und Kunden vorab vereinbaren.
- Leads auf Visitenkarten. Papierkontakte gehen in der Tasche verloren. Scanner-App oder Formular nutzen, mit einer Notiz, was die Person wollte. Für spätere Marketing-Mails die Einwilligung nach den geltenden Datenschutzregeln einholen.
- Langsames Nachfassen. Alle anderen Aussteller schreiben dieselben Leute an. Innerhalb weniger Arbeitstage melden, solange das Gespräch noch präsent ist.
Pro Messe einen Durchlauf anlegen, sobald der Stand gebucht ist. So liegen Fristen, Zuständigkeiten und das Nachfassen an einem Ort.
Die Checkliste: Messeauftritt {{event}} ({{event_date}})
Planung und Buchung
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Ziel für
{{event}}vereinbart (z. B. Anzahl Termine, qualifizierte Leads, Partnerkontakte) -
Budget freigegeben, inklusive Reise, Versand und Standkosten
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Standfläche gebucht und Ausstellervertrag unterschrieben
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Ausstellerhandbuch gelesen und alle Fristen im Kalender eingetragen
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Anreise und Hotels für das Standteam gebucht
Stand und Material
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Standkonzept und Grafiken freigegeben und bestellt
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Strom, Internet, Mobiliar und Beleuchtung beim Veranstalter bestellt
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Demo vorbereitet und mit der Netzwerkverbindung getestet, die vor Ort verfügbar ist
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Prospekte, Visitenkarten und Werbegeschenke bestellt optional
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Versand zum Messegelände oder zur offiziellen Messespedition rechtzeitig gebucht
Bei Messen im Ausland, z. B. zwischen der Schweiz und der EU, Zollformalitäten für Standmaterial früh klären.
Personal und Leads
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Standdienstplan mit Pausen und Abdeckung für die ganze Messedauer erstellt
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Standteam zu Zielen, Kernbotschaften, Demo und Qualifizierungsfragen gebrieft
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Lead-Erfassung eingerichtet (z. B. Badge-Scanner-App, Tablet-Formular) mit Notizfeld
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Einwilligungstext für Marketing-Kontakt im Lead-Formular ergänzt optional
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Termine mit Interessenten und Kunden vor der Messe vereinbart
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Ausstellerausweise für das gesamte Standpersonal registriert
Auf der Messe
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Stand aufgebaut und geprüft: Grafiken, Strom, Internet, Demo
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Tägliches Teamtreffen zu Leads, Terminen und Problemen
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Leads am Ende jedes Tages hochgeladen oder synchronisiert
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Stand abgebaut und Rücksendung übergeben
Nach der Messe
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Leads ins CRM importiert und dem Vertrieb zugewiesen
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Nachfass-Mails innerhalb weniger Arbeitstage auf Basis der Notizen verschickt
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Kosten gesammelt und mit dem Budget verglichen
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Ergebnis mit dem Ziel verglichen und Entscheidung zur erneuten Teilnahme festgehalten
Checkliste als Markdown
Häufige Fragen
Wie lange vorher sollte man eine Messe vorbereiten?
Für eine größere Messe mehrere Monate vorher beginnen. Standfläche, Hotels und die Serviceleistungen des Veranstalters werden kurz vor dem Termin teurer oder sind ausgebucht. Kleinere regionale Messen gehen mit weniger Vorlauf, aber die Fristen aus dem Ausstellerhandbuch gelten trotzdem.
Was gehört an den Messestand?
Alles, damit der Stand ohne fremde Hilfe läuft: Demo-Geräte mit Ersatzladegeräten und Kabeln, Verlängerungskabel und Mehrfachstecker, das Gerät für die Lead-Erfassung, Visitenkarten, etwas Werkzeug und Klebeband sowie ausgedruckte Auftragsbestätigungen. Für alles, ohne das die Demo nicht funktioniert, Ersatz einpacken.
Wie fasst man Messekontakte richtig nach?
Leads möglichst noch am selben Tag ins CRM übernehmen, nach den Notizen vom Stand sortieren und innerhalb weniger Arbeitstage persönlich nachfassen. Auf das Gespräch Bezug nehmen, nicht nur auf die Messe. Heiße Leads bekommen einen Anruf oder eine Terminanfrage statt eines allgemeinen Newsletters.
Aktualisiert